Ngày 14/8/2023, Chi cục thuế khu vực Ninh Bình – Hoa Lư đã có Văn bản số 5774/CCTKV – TTTBTK về việc hướng dẫn tra cứa hoá đơn điện tử (HDĐT), gửi đến các Doanh nghiệp, Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh do Chi cục Thuế khu vực Ninh Bình – Hoa Lư quản lý.

Giao diện hệ thống HĐĐT

Tra cứu hóa đơn là bước thực hiện quan trọng để kiểm tra tính chính xác, hợp pháp hóa đơn. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 02 loại hóa đơn như sau:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (CQT) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế được thể hiện trên hóa đơn điện tử.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Các chức năng tra cứu trên hệ thống HĐĐT:

I. Tra cứu doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập Website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Chọn tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT trên màn hình

Bước 3: Nhập các thông tin để tra cứu

- Mã số thuế người bán.

- Mã capcha.

Bước 4: Nhấn tìm kiếm và kiểm tra kết quả

- Trường hợp NNT đã được chấp nhận sử dụng HĐĐT thì hệ thống hiển thị kết quả:

“MST đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP”.

- Trường hợp NNT chưa đăng ký hoặc chưa được chấp nhận sử dụng HĐĐT thì hệ thống hiển thị:

“MST chưa sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP”.

II. Tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế

Việc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế được chia thành 02 cách:

- Cách 1: Tra cứu không sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT.

- Cách 2: Sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT để tra cứu.

* Cách 1: Tra cứu thông tin hóa đơn đối với trường hợp không sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT

1. Tra cứu HĐĐT có mã của CQT

Bước 1: Truy cập Website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Chọn chức năng tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 3: Nhập đầy đủ các chỉ tiêu sau:

+ Mã số thuế người bán.

+ Loại hóa đơn.

+ Ký hiệu hóa đơn (nhập 06 ký tự - VD: C23TCV, C21TAA, K21TLA).

+ Số hóa đơn.

+ Tổng tiền thanh toán (Tổng tiền thanh toán bằng số không được để trống).

Bước 4: Nhập mã captcha và nhấn “Tìm kiếm”.

- Trường hợp HĐĐT tìm kiếm là HĐĐTcó mã của cơ quan thuế hợp lệ thì hệ thống hiển thị:

“Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”; “Trạng thái xử lý hoá đơn: Đã cấp mã hóa đơn”

- Trường hợp HĐĐT tìm kiếm là hóa đơn thay thế/điều chỉnh thì hệ thống hiển thị thêm thông tin:

+ Tính chất hóa đơn.

+ Trạng thái hóa đơn.

+ Thông tin hóa đơn liên quan.

- Trường hợp HĐĐT tìm kiếm không tồn tại thì hệ thống hiển thị:

“Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.

* Người sử dụng thực hiện đối chiếu lại các thông tin tra cứu và liên hệ bên bán để kiểm tra.

2. Tra cứu HĐĐT không có mã của CQT

Căn cứ Khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Theo đó có 02 phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến CQT, hóa đơn điện tử không có mã của CQT chỉ có thể tra cứu được khi người bán đã gửi dữ liệu đến CQT (tồn tại trên hệ thống hóa đơn điện tử) :

- Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cùng với thời gian gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng theo hướng dẫn tại Luật Quản lý thuế và điểm a1 Khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc đối tượng quy định tại điểm a1 Khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Cách tra cứu HĐĐT không có mã của CQT

(Thực hiện tra cứu theo các bước tra cứu HĐĐT có mã của CQT)

- Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế:

+ Trường hợp hóa đơn tìm kiếm hợp lệ thì hệ thống hiển thị kết quả:

“Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.

+ Trường hợp hóa đơn tìm kiếm là hóa đơn thay thế, điều chỉnh sẽ hiển thị thêm thông tin:

+ Tính chất hóa đơn.

+ Trạng thái hóa đơn.

+ Thông tin hóa đơn liên quan.

- Trường hợp người bán chưa thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến CQT/hóa đơn không tồn tại thì hệ thống hiển thị kết quả:

“Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.

* Cách 2: Tra cứu thông tin hóa đơn đối với trường hợp sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT

1. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập Website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 3: Chọn “Tra cứu hóa đơn”

Bước 4: Hệ thống HĐĐT hỗ trợ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.

Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào:

Người sử dụng nhập điều kiện cần tra cứu, sau đó chọn “Tìm kiếm” .

=> Hệ thống hiển thị danh sách các hóa đơn thỏa mãn điều kiện tra cứu.

Hệ thống hỗ trợ xem thông tin chi tiết từng hóa đơn, in hóa đơn và kết xuất hóa đơn ra định dạng XML, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các tính năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

2. Tra cứu bảng tổng hợp hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập Website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 3: Chọn “Tra cứu bảng tổng hợp”

Bước 4: Nhập đầy đủ dữ liệu tra cứu

+ Phương thức gửi.

+ Loại kỳ dữ liệu.

+ Kỳ dữ liệu.

Chi cục Thuế khu vực Ninh Bình – Hoa Lư hướng dẫn Người nộp thuế để tự kiểm tra hóa đơn đầu vào xem có hợp pháp hay không, tránh rủi ro liên quan đến sử dụng hóa đơn trở thành nạn nhân trong việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp./.

Chi cục Thuế khu vực Ninh Bình – Hoa Lư